La ISO 20121 nasce per migliorare la sostenibilità degli eventi. Organizzarne uno, infatti, significa mettere in moto un complesso sistema di risorse, persone e servizi che inevitabilmente genera impatti economici, ambientali e sociali.
ùChe si tratti di un grande festival musicale, una fiera internazionale, un congresso aziendale o una manifestazione sportiva, ogni evento lascia un’impronta sul territorio e sulla comunità che lo ospita. Questa certificazione nasce proprio per trasformare questa impronta in un’eredità positiva, fornendo un framework strutturato per gestire gli eventi in modo sostenibile.
Con l’aggiornamento pubblicato ad aprile 2024, la ISO 20121 si conferma come lo standard internazionale di riferimento per chi vuole dimostrare un impegno concreto verso la sostenibilità ambientale, sociale ed economica nel settore degli eventi.
Cos’è la ISO 20121
La ISO 20121 è una norma internazionale che definisce i requisiti di un sistema di gestione della sostenibilità degli eventi. Pubblicata per la prima volta nel 2012 e recentemente aggiornata nel 2024, questa certificazione fornisce un modello di riferimento strutturato per organizzatori, fornitori e location che vogliono minimizzare gli impatti negativi e massimizzare quelli positivi dei propri eventi.
Diversamente da altre certificazioni che si concentrano esclusivamente sull’aspetto ambientale, la ISO 20121 adotta un approccio olistico che integra le tre dimensioni della sostenibilità: economica, sociale e ambientale. Non certifica l’evento in sé, ma il sistema di gestione che l’organizzazione adotta per pianificare, realizzare e rendicontare eventi sostenibili.
La definizione di evento secondo la norma è molto ampia: “un’assemblea programmata nel tempo e nello spazio dove viene creata un’esperienza e/o veicolato un messaggio”. Questo significa che la ISO 20121 si applica a una vastissima gamma di manifestazioni, dalle Olimpiadi ai webinar, dalle conferenze internazionali agli happy hour.
In Italia, la norma è stata recepita come UNI ISO 20121:2024 “Sistemi di gestione della sostenibilità degli eventi – Requisiti e guida per l’utilizzo”, e rappresenta uno strumento sempre più strategico per rispondere alle crescenti aspettative di clienti, investitori e comunità.
Panoramica della norma ISO 20121
La ISO 20121 si basa sulla metodologia Plan-Do-Check-Act (PDCA), un ciclo di miglioramento continuo che viene integrato con il ciclo di vita degli eventi: dalla fase di progettazione e pianificazione, all’esecuzione e gestione, fino alla chiusura e rendicontazione post-evento.
High Level Structure
La norma segue la struttura a 10 capitoli comune a tutti gli standard ISO moderni (High Level Structure), il che facilita enormemente l’integrazione con altri sistemi di gestione già implementati come:
Questa compatibilità strutturale permette alle organizzazioni che già possiedono altre certificazioni ISO di implementare la ISO 20121 con maggiore facilità, riducendo duplicazioni e ottimizzando i processi di gestione.
Le tre fasi del ciclo dell’evento
La sostenibilità secondo la ISO 20121 viene applicata in ogni fase del ciclo di vita dell’evento:
- Preparazione e allestimento: Include la scelta della location, la selezione dei fornitori, l’acquisto di materiali, la progettazione degli allestimenti e la pianificazione logistica. In questa fase si definiscono obiettivi sostenibili concreti e si stabiliscono i criteri per la supply chain.
- Organizzazione ed erogazione: Comprende la gestione operativa dell’evento, il monitoraggio in tempo reale degli impatti, la gestione dei rifiuti, il controllo dei consumi energetici e idrici, e il coinvolgimento attivo dei partecipanti.
- Chiusura e post-evento: Include lo smontaggio responsabile, la gestione finale dei materiali, la raccolta dati sulle performance, la rendicontazione degli impatti e la valutazione del legacy (eredità) lasciato alla comunità.
Cambiamenti nella versione 2024
L’aggiornamento del 2024, pubblicato in vista delle Olimpiadi di Parigi e già recepito in Italia, introduce importanti novità:
- Maggior focus sull’eredità sociale (legacy) degli eventi
- Enfasi sulla comunicazione trasparente con gli stakeholder
- Requisiti più chiari sulla catena di fornitura sostenibile
- Integrazione con gli obiettivi climatici e gli Obiettivi di Sviluppo Sostenibile
- Maggiore attenzione a inclusività e diversità
Obiettivi e principi della ISO 20121
I Quattro principi fondamentali
La ISO 20121 si basa su quattro principi cardine che guidano l’implementazione del sistema di gestione:
- Gestione etica delle risorse (Stewardship): Implica un uso responsabile e consapevole delle risorse, privilegiando noleggio e riutilizzo rispetto all’acquisto di nuovi materiali, ottimizzando i consumi energetici e idrici, e minimizzando gli sprechi lungo tutta la filiera dell’evento.
- Inclusività: Richiede il coinvolgimento attivo di tutti gli stakeholder – dai fornitori ai partecipanti, dalle comunità locali ai dipendenti – nella progettazione e gestione dell’evento. Significa ascoltare aspettative e bisogni per creare eventi accessibili e rappresentativi.
- Integrità: Garantisce coerenza tra quanto dichiarato e quanto effettivamente implementato, evitando il rischio di greenwashing e assicurando che le pratiche sostenibili siano autentiche e verificabili.
- Trasparenza: Prevede una comunicazione chiara e completa sui processi decisionali, sugli impatti generati e sui risultati raggiunti, costruendo fiducia con tutti gli stakeholder e consentendo una valutazione oggettiva delle performance.
Obiettivi strategici
Gli obiettivi principali della ISO 20121 sono:
- Minimizzare gli impatti negativi: Ridurre consumo di acqua ed energia, produzione di rifiuti, emissioni di gas serra, inquinamento acustico e luminoso.
- Massimizzare gli impatti positivi: Creare opportunità di lavoro locale, promuovere inclusione sociale, sensibilizzare su temi di sostenibilità, lasciare infrastrutture utili alla comunità.
- Gestire responsabilmente le risorse: Applicare principi di economia circolare, privilegiare fornitori locali e sostenibili, utilizzare energie rinnovabili.
- Coinvolgere gli stakeholder: Creare dialogo costruttivo con comunità, partecipanti, fornitori e autorità locali per allineare aspettative e generare valore condiviso.
I benefici della certificazione ISO 20121
Implementare la ISO 20121 genera benefici tangibili su più livelli.
Benefici economici
- Riduzione dei costi operativi: Il monitoraggio sistematico porta a risparmi concreti attraverso l’efficientamento energetico, la riduzione dei rifiuti, l’ottimizzazione della logistica e l’acquisto di prodotti locali che abbattono i costi di trasporto.
- Accesso a bandi e finanziamenti: Dal dicembre 2022, con l’entrata in vigore del decreto Criteri Ambientali Minimi(CAM), la certificazione ISO 20121 è diventata requisito preferenziale per appalti pubblici nel settore eventi e iniziative culturali.
- Maggiore competitività: La certificazione diventa sempre più un criterio di selezione da parte di clienti e committenti sensibili alla sostenibilità.
Benefici reputazionali
- Valorizzazione del brand: Dimostrare un impegno concreto verso la sostenibilità aziendale rafforza la reputazione e differenzia l’organizzazione dai competitor.
- Comunicazione credibile: La certificazione fornisce una base solida per la comunicazione ambientale, evitando accuse di greenwashing grazie a dati verificati da enti terzi.
- Attrattività per sponsor: Partner e sponsor sono sempre più attenti ai criteri ESG e preferiscono associarsi a eventi certificati sostenibili.
Benefici sociali e ambientali
- Impatti ambientali ridotti: Riduzione sistematica della carbon footprint degli eventi, minor produzione di rifiuti, tutela della biodiversità locale.
- Benefici per le comunità: Creazione di opportunità di impiego locale, sviluppo di competenze, infrastrutture e servizi che rimangono oltre l’evento.
- Sensibilizzazione diffusa: Eventi sostenibili educano partecipanti, fornitori e comunità, diffondendo consapevolezza e buone pratiche.
Benefici organizzativi
- Miglioramento continuo: Il ciclo PDCA integrato nella norma guida un processo sistematico di apprendimento e miglioramento da un evento all’altro.
- Gestione dei rischi: L’approccio strutturato permette di identificare e mitigare rischi reputazionali, legali e operativi legati alla sostenibilità.
- Innovazione: La ricerca di soluzioni sostenibili stimola l’adozione di tecnologie e pratiche innovative.
Applicabilità e validità della certificazione
Chi può certificarsi
La ISO 20121 è applicabile a una vasta gamma di soggetti:
- Organizzatori di eventi: Agenzie di eventi, PCO (Professional Congress Organizer), uffici marketing e comunicazione aziendali, assessorati turismo e cultura di enti pubblici, associazioni culturali, case discografiche, società sportive.
- Location e strutture: Hotel, centri congressi, quartieri fieristici, teatri, cinema, palazzetti dello sport, stadi, musei, spazi polifunzionali.
- Fornitori di servizi: Catering e ristorazione, allestitori, tecnici audio-luci, società di trasporto e logistica, hostess e steward, fornitori di materiali e attrezzature, agenzie di sicurezza.
La certificazione può riguardare:
- Un singolo evento specifico (es. un festival musicale)
- Una serie di eventi (es. stagione teatrale)
- Tutti gli eventi organizzati dall’organizzazione
- L’organizzazione stessa come sistema di gestione permanente
Validità e mantenimento
Il certificato ISO 20121 ha validità triennale e prevede un ciclo di mantenimento strutturato:
- Audit di sorveglianza annuali: Verifiche periodiche per monitorare il mantenimento del sistema di gestione e il miglioramento continuo
- Audit di rinnovo triennale: Alla scadenza dei tre anni, verifica completa per confermare il certificato per un ulteriore triennio
Per eventi con frequenza limitata o eventi singoli, la validità del certificato può essere adattata al ciclo di vita specifico dell’evento stesso, con certificati che scadono in concomitanza con la chiusura dell’evento.
Il processo di certificazione
Il percorso per ottenere la certificazione ISO 20121 segue fasi strutturate e verificabili.
Analisi preliminare e preparazione
L’organizzazione deve:
- Analizzare il contesto operativo e identificare le questioni rilevanti per la sostenibilità
- Mappare gli stakeholder e comprendere le loro aspettative
- Definire lo scopo della certificazione (singolo evento, serie di eventi, organizzazione)
- Sviluppare una Politica di Sostenibilità firmata dall’alta direzione con visione di lungo periodo
Implementazione del sistema di gestione
Include:
- Valutazione degli impatti significativi nei tre ambiti (ambientale, sociale, economico)
- Definizione di obiettivi misurabili e traguardi specifici
- Implementazione di processi operativi per ogni fase del ciclo dell’evento
- Selezione della supply chain sostenibile con criteri coerenti con i principi adottati
- Definizione di un piano di comunicazione con gli stakeholder
Pre-Audit (facoltativo)
Valutazione preliminare del livello di conformità dell’organizzazione rispetto ai requisiti della norma. Serve a identificare gap e aree di miglioramento prima dell’audit di certificazione ufficiale.
Audit di certificazione
Si articola in due fasi:
- Stage 1 – Audit documentale: L’auditor verifica la documentazione del sistema di gestione, controlla che siano identificate correttamente le normative obbligatorie, valuta la politica di sostenibilità e gli obiettivi definiti, e determina se l’organizzazione è pronta per lo Stage 2.
- Stage 2 – Audit sul campo: Verifica dell’efficacia del sistema di gestione attraverso interviste, osservazioni dirette e analisi delle evidenze operative. L’auditor valuta se il sistema viene effettivamente applicato nella pratica quotidiana.
Emissione del certificato
Se non vengono riscontrate non conformità gravi, l’organismo di certificazione emette il certificato ISO 20121. Eventuali non conformità minori devono essere risolte entro tempi definiti.
Mantenimento e miglioramento
- Audit di sorveglianza annuali per verificare il mantenimento degli standard e il miglioramento continuo
- Monitoraggio continuo delle performance attraverso indicatori chiave (KPI)
- Aggiornamento documentale in base a modifiche normative o organizzative
- Audit di rinnovo triennale per confermare la certificazione
La certificazione può essere integrata con altre verifiche specifiche, come il calcolo della carbon footprint degli eventi, secondo la norma ISO 14067, o con l’analisi del ciclo di vita (LCA) dell’evento.
Esempi di applicazione
Il primo grande evento certificato ISO 20121 sono state le Olimpiadi di Londra 2012, che hanno utilizzato lo standard per definire un quadro di riduzione dei costi, delle emissioni di CO2 e dei rifiuti. In Italia, Expo Milano 2015 è stato il primo grande evento certificato.
Altri esempi includono il Festival MITO, numerosi congressi scientifici e aziendali, fiere internazionali, e sempre più frequentemente eventi della pubblica amministrazione che applicano i requisiti dei CAM.
Uno strumento per trasformare il settore degli eventi
La ISO 20121 rappresenta molto più di una semplice certificazione: è uno strumento strategico per trasformare il settore degli eventi in un motore di cambiamento positivo. In un contesto in cui la sostenibilità non è più un’opzione ma un requisito atteso da clienti, investitori e comunità, certificarsi secondo la ISO 20121 significa posizionarsi come leader responsabili, capaci di coniugare successo economico, tutela ambientale e benefici sociali.
Con l’aggiornamento 2024 e l’introduzione dei CAM obbligatori per gli appalti pubblici, la certificazione diventa sempre più un elemento di vantaggio competitivo e un passaporto per accedere a nuove opportunità di mercato.